DNA componenten

De impact van interne communicatie

impact van interne communicatie

Interne communicatie wordt vaak niet gebruikt, het gebeurt. Dit zorgt voor chaotische situaties, misverstanden en uitdagingen. Iedereen gebruikt een eigen communicatiestijl zonder dat er coördinatie plaatsvindt. Het ultieme doel van interne communicatie zou het verbeteren van het organisatie resultaat moeten zijn. Wat resultaat is, verschilt per organisatie. Het kan financiële winst, gezonde patiënten of geluk betekenen. Echter is de impact van interne communicatie vaak het ontstaan van organisatieproblemen.

Voor we erachter komen wat interne communicatie kan bewerkstelligen, moeten we eerst te bepalen wat interne communicatie is en welke vormen van interne communicatie er allemaal zijn. Het beantwoorden van deze vragen is cruciaal om de impact van interne communicatie goed in te schatten.

 

Wat is interne communicatie?

Volgens het woordenboek staat communicatie voor contact, verbinding en gemeenschap. Vanuit dit basisbegrip kunnen we herleiden wat communicatie in de breedste vorm is. Interne communicatie staat voor alle vormen van interactie (contact) tussen (verbinding) de mensen in een organisatie (gemeenschap). De manier waarop de communicatie plaatsvindt is irrelevant voor het begrip, maar zeer relevant voor de impact van interne communicatie.

De mensen van een organisatie kunnen namelijk via papier, mail, telefoon, platform of persoonlijk communiceren met elkaar. Daarnaast kan de doelgroep, de setting, het bereik en het doel iedere keer verschillen.

Deze verschillende vormen van communicatie maakt communicatie lastig, want vaak zijn er geen basis afspraken over de ‘juiste’ vorm van communicatie. Daarom zie je vaak dat, naarmate een organisatie groter wordt, communicatie op de agenda komt te staan. Het utopische doel “de neuzen dezelfde kant op krijgen” ontstaat.

 

Welke stijlen van interne communicatie zijn er?

Om als organisatie interne communicatie onder de knie te krijgen en op de juiste manier te sturen, is het belangrijk om bewust te zijn van de verschillende communicatiestijlen. Op die manier kan er een betere afweging gemaakt worden over bijvoorbeeld de toon die nodig is om een doel te bereiken.

Enerzijds kan interne communicatie rationeel of emotioneel zijn. Anderzijds kan de communicatie gericht zijn op medewerkers of de organisatie. Het gaat in dit geval niet zo zeer om individuele communicatie momenten (zoals een email naar het hele kantoor), maar meer over een algehele voorkeur. Een organisatie kiest niet één stijl, maar heeft voorkeuren die voortkomen uit elke stijl. Deze vorm van communicatie beïnvloed de impact van interne communicatie. Het bepaalt onder andere of mensen:

  • Meegenomen worden in informatie;
  • Onderdeel zijn van het bouwproces;
  • Bijdragen aan de organisatie;
  • Privé en zakelijk gescheiden houden.

Deze omschrijving geeft een richting aan de vier communicatiestijlen: 

  1. Informeren: deze communicatiestijl draait om het informeren van alle medewerkers over ontwikkelingen en benodigdheden van werk. Dit is een rationele stijl waar procedures en technieken centraal staan. Bij informeren wordt vaak bewust besloten wie welke informatie wel of niet ontvangt en zijn er duidelijke stromen aan informatie aanwezig.
  2. Betrekken: met deze communicatiestijl gaat het volledig om het betrekken van medewerkers omdat iedereen de mensen gezien worden als een onderdeel van het bouwproces van de organisatiecultuur. Deze emotionele stijl draait om luisteren en mensen de ruimte geven om input te leveren. Bij betrekken worden werknemers gezien als ambassadeurs van de organisatie.
  3. Verbinden: deze communicatiestijl staat ook bekend als employer branding. Het doel van deze emotionele stijl is mensen zo lang mogelijk verbinden aan de organisatie. Het draait in dit geval om het gemeenschapsgevoel: het stimuleren van teamwerk en dingen samen met je collega’s ondernemen buiten werk krijgt veel aandacht.
  4. Verbeteren: bij deze communicatie ligt de nadruk op het verbeteren, of groeien, van de organisatie. Deze rationele stijl kan zowel individueel of massaal ingezet worden. Het draait in deze stijl om het stimuleren van innovatie of groei.

Ieder persoon – en daardoor elke organisatie – heeft een voorkeur voor een andere combinatie van communicatiestijlen. Er is geen ultieme stijl te kiezen, alleen de vorm die het beste past bij de situatie, type bedrijf, persoonlijke voorkeur en de behoefte van de organisatie.

 

Wanneer is interne communicatie goed genoeg?

Te veel communicatie in een organisatie kan bijna niet. Er bestaat overdadige communicatie, maar in principe kan je beter te veel dan te weinig communiceren. Het vinden van de juiste balans tussen de vier stijlen geeft een organisatie de nodige duidelijkheid zonder dat het teveel gezien wordt als micromanagement. Toch zijn er verschillende signalen die de positieve impact van interne communicatie weergeven:

  • Grapjes maken over de communicatie;
  • Uitblijven van reactie op communicatie;
  • Positieve reactie van externen op communicatie;
  • Eigen initiatief van organisatie.

Zodra communicatie in een organisatie belachelijk gemaakt wordt is dat een goed teken. Grappen over beslissingen of uitingen geeft namelijk aan dat er intern over nagedacht en gesproken wordt. De inhoud van de grap speelt een rol, maar over het algemeen is het een goede indicatie dat erover nagedacht wordt.

Een andere indicatie is het uitblijven van een reactie. Volledige stilte kan in dit geval goed nieuws zijn. Let wel, dit betekent wel dat ontevredenheid ook gedeeld wordt met het management. Als dat niet zo is, is volledige stilte een serieus risico.

Verder zijn positieve reacties van externen zoals klanten of partners een interessante graadmeter. Wanneer een klant op bezoek is en aan het eind aangeeft hoe bijzonder sommige communicatie momenten zijn is de kans groot dat je innovatief bent in het inrichten van communicatiestromen.

Als laatst is de mate waarop een organisatie uit zichzelf het podium pakt de beste indicatie van succesvolle interne communicatie. Dat betekent over het algemeen dat het duidelijk is wat verwacht wordt, de drempel om iets te delen niet te hoog is en ze zich vertrouwd genoeg voelen om daadwerkelijk naar voren te stappen.

 

Wat is de impact van interne communicatie?

Communicatie kan echter ook volledig verkeerd uitpakken. In dit artikel is er verschillende keren gesproken over de impact van interne communicatie. Communicatie is cruciaal en zorgt voor afstemming en samenwerking. Toch kan een organisatie verschillende fouten maken in communicatie:

  • Miscommunicatie – de verkeerde informatie delen of met de verkeerde mensen delen;
  • Politieke communicatie – niet volledig eerlijk communiceren of te veel één kant benadrukken;
  • Beperkte communicatie – informatie achter de hand houden zodat mensen belangrijker lijken;
  • Overdadige communicatie – een overvolle mailbox en een enorm gevulde agenda;
  • Onpersoonlijke communicatie – iedereen op dezelfde manier benaderen.

Deze fouten in communicatie kunnen zorgen voor ongemotiveerde mensen of vragen in ieder geval aandacht van het management om bewuster te communiceren. Daarom is het cruciaal om bij interne communicatie duidelijke afspraken te hebben, goed te bedenken wat het doel is, wie de doelgroep is en bepalen welke stijl het beste past bij de organisatie en de situatie.

De DNA scan is erg geschikt om de voorkeursstijl naar boven te halen. Door dit te koppelen aan de mensen in een organisatie, wordt snel duidelijk wat de impact van interne communicatie is. Je ontdekt of het bij de mensen in de organisatie past en of ze er tevreden over zijn. Geïnteresseerd om te ontdekken wat volgens jou de communicatiestijl in de organisatie is? Probeer de gratis DNA scan!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *