Personeelsverloop: het voorspellen en voorkomen van vertrekkend personeel

Iedere organisatie heeft te maken met personeelsverloop. Het DNA van een organisatie is een veranderend geheel en de ontwikkeling van mensen staat nooit stil. Hierdoor is het logisch dat mensen besluiten om een organisatie te verlaten. Niet elke ontwikkeling van het DNA past immers bij de identiteit van de mensen. Sommige medewerkers voelen zich op hun gemak in kleine organisaties, terwijl anderen goed gaan op de chaos van een groeiend bedrijf. Ondanks dat een bepaald percentage aan personeelsverloop gezond kan zijn, bestaan er voldoende organisaties waar te veel mensen vertrekken.

Het ontdekken van de exacte redenen voor hoog personeelsverloop, kan veel gesprekken en tijd kosten. Er zijn legio onderzoeken die kijken naar tevredenheid, betrokkenheid of geluk van het personeel. Deze tests geven een waardevol beeld van de mindset van mensen binnen een organisatie. Tegelijkertijd zijn deze tools slechts een meet instrument om aan te geven dat er (mogelijk) iets verkeerd gaat. Het mist de details en de nuance om te achterhalen wat er precies verkeerd gaat. Terwijl het precies begrijpen van de achterliggende oorzaak een erg belangrijke stap is om onnodig personeelsverloop tegen te gaan.

 

Identificeren van oorzaak

In organisaties waar een hoog personeelsverloop plaatsvindt worden als eerste stap vaak feedback loops ingericht. In deze zogenaamde afscheidsgesprekken proberen de HR-managers zo veel mogelijk te leren van iedere situatie. Vervolgens, wanneer het personeelsverloop aanhoudt, worden er veel tussentijdse gesprekken geïntroduceerd. Een laatste stap is het investeren in de arbeidsvoorwaarden. De meest gehoorde oorzaak van vertrekkend personeel. Deze vier stappen zijn wat ons betreft belangrijke hygiëne factoren om een organisatie te helpen groeien. Het nadeel van deze aanpak is dat het een reactie op de oorzaak is. Daardoor is het vaak te traag voor het management en zijn de veranderingen ‘mosterd na de maaltijd’. Bovendien zorgen de verschillende inzichten niet altijd voor een duidelijk beeld van de achterliggende problemen.

Interessant genoeg weten mensen soms niet goed waarom ze niet meer passen bij het bedrijf of ze durven niet volledig eerlijk te zijn over de exacte oorzaak. Daarnaast is een manager vaak gekleurd door zijn of haar eigen visie van de organisatie. Het is niet gek om te verwachten dat er gevraagd wordt naar problemen die in het hoofd van de manager zitten. Het identificeren van de precieze oorzaak is dus een belangrijke, en tegelijkertijd moeilijke, stap om te werken aan een duurzame oplossing.

 

Bedenken van oplossingen

Indien het is gelukt om een zo objectief mogelijk beeld van de achterliggende oorzaak te vormen moeten er keuzes gemaakt worden. De oplossingen om personeelsverloop tegen te gaan staan jammer genoeg niet op een vast lijstje aan best practices. De organisatie heeft een uniek DNA en de mensen die er werken hebben een unieke identiteit. De oplossingen moeten getoetst worden en vereisen incubatietijd om effect te hebben. Het vasthouden aan een oplossing is daardoor lastig omdat het niet direct het gewenste effect lijkt te hebben.

Bovendien is er een grote kans dat de oplossingen die voor de gehele organisatie bedacht worden niet relevant zijn voor ieder team. Dat is de uitdaging van verschillende management en communicatiestijlen. Sommige oplossingen kunnen de oorzaak van een nieuw probleem worden. Het is dus cruciaal dat binnen teams de juiste afstemming gezocht wordt.

In sommige gevallen is het extra moeilijk en dus ook belangrijk om te accepteren dat een verandering van het DNA zorgt voor een tijdelijke verhoging van het personeelsverloop. Dit kan na verloop van tijd zorgen voor een nieuwe energie in de organisatie. Een energie die nodig is om de organisatie door de volgende groeifase te loodsen.

 

Rekening houden met personeelsverloop

Het is dus belangrijk om rekening te houden met personeelsverloop. Terwijl je als een organisatie liever niet mensen ziet vertrekken aangezien je veel tijd, energie en geld hebt geïnvesteerd in de groei van een individu, is het soms niet te stoppen. Sterker nog, in sommige gevallen is het gezond voor het organisatie DNA. Nieuwe talenten komen bovendrijven wanneer oude toppers vertrekken. Of soms worden patronen doorbroken die zorgen voor nieuwe innovatie. Sommige individuen voelen zich niet meer verbonden aan het DNA en zijn onbewust een negatieve lading geworden binnen de organisatie.

Daarom is het belangrijk om rekening te houden met een bepaald percentage aan personeelsverloop. Niet alleen in momenten van verandering wanneer er minder herkenning is met het DNA, maar ook in stabiele tijden wanneer mensen op zoek gaan naar nieuwe uitdagingen. Echter is het belangrijk om uitschieters in de gaten te houden. Vaak gebeuren er onopgemerkt dingen in de organisatie waardoor een organisatie verrast wordt door mensen die vertrekken. In dit geval is verassing zeer schadelijk.

 

Symptomen van verloop

Terwijl de DNA-scan van Stratego Development kan helpen om de kans op personeelsverloop te voorspellen en achterliggende oorzaken te identificeren, is het voor elke organisatie cruciaal om zelf dagelijks de symptomen van verloop in de gaten houden. Een aantal voorbeelden van symptomen zijn:

• Negatieve reacties op koerswijzigingen > opmerkingen na strategische keuzes;
• Aanhoudende frictie tussen individuen/teams > negatief gedrag onder de mensen;
• Toenemend contact met management > gesprekken of mailtjes met feedback;
• Terloopse opmerkingen over de organisatie > grapjes waar een serieuze toon achter zit;
• Efficiëntie dip van werknemers > deadlines worden minder snel/vaak gehaald;
• Energie dip van oude toppers > mensen die altijd energiek waren zijn niet vooruit te branden;
• Ziekteverzuim > vaker ziekmelden van mensen;

Het is mogelijk dat achter deze momenten, persoonlijke situaties zitten waardoor het in sommige gevallen niet gaat over personeelsverloop. Daarom is het extra belangrijk veel vragen te stellen aan de mensen waar dit gedraag vertoond wordt. Die gesprekken geven inzicht in hoe het daadwerkelijk is.

Uiteindelijk is personeelsverloop een bijna ongrijpbare ontwikkeling binnen organisaties waar niet altijd iets aan gedaan kan of moet worden. Het is dus extra belangrijk om veel open gesprekken te blijven voeren met mensen in een organisatie. Tegelijkertijd is het belangrijk om te begrijpen wat er achter personeelsverloop zit en of dit een gezonde tijdelijke situatie is.

Neem contact met ons op om jouw organisatie DNA in kaart te brengen.